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Gestión y Custodia documental

Grupo CUSTAR proporciona a sus clientes soluciones a medida para la custodia de su documentación, tanto el almacenamiento para todo el ciclo de vida de los documentos, como para el archivo temporal. CUSTAR se adapta a las necesidades de cada cliente, ofreciendo diferentes soluciones en función del tipo de actividad, tipo de documentación, formato, accesibilidad, seguridad….

Grupo CUSTAR es una empresa líder en la aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito de la gestión documental, disponiendo de un software diseñado a medida y configurable según las necesidades de cada cliente para la gestión de toda la documentación que custodia, permitiendo tener una trazabilidad continua y una gestión eficiente de búsqueda de la documentación – información.

Las instalaciones de CUSTAR están dotadas de las medidas establecidas legalmente en materia de prevención y extinción de incendios, así como el resto de normas aplicables a la custodia de documentos y seguridad en materia de protección de datos (Ley Europea de Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales 2/2018 de 5 de diciembre (LOPD-GDD), disponiendo de las oportunas medidas de seguridad, sistemas antirrobo, sistemas de detección de presencia y humos.

CUSTAR dispone de sus propios recursos: Medios de transporte para garantizar que los documentos solicitados lleguen a tiempo y en perfectas condiciones, Elementos de soporte (cajas, maletines, valijas, etc.) para la guarda de la documentación, Herramienta de software para la gestión y control de la documentación custodiada, Elementos de mobiliario y Espacio físico para la custodia de documentación, disponiendo para ello de distintas y amplias instalaciones.

 

Ventajas para el cliente:

  • La documentación custodiada se ordena y conserva en instalaciones normalizadas de alta calidad, garantizando su seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad.
  • Descentralización de la información para asegurar la confidencialidad de donde se encuentre ante posibles robos o incidentes en las instalaciones de la propia empresa o instalaciones del cliente.
  • Acceso rápido a la documentación custodiada gracias al sistema de archivo y al software de gestión empleado, el cual, posibilita recuperar de forma rápida y segura la documentación, para posteriormente ponerlo a disposición del cliente cuando éste lo necesite.
  • Permite liberar los recursos (mobiliario, cajas u otros soportes, etc.) que las empresas dedican al mantenimiento de su documentación para poder destinarlos a otras actividades propias de su negocio.
  • Optimizar espacio físico y de mobiliario.
  • La escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones.
  • Todo ello, proporciona a cualquier Organización un ahorro de costes indirectos en sus procesos.

Cómo lo hacemos y con qué elementos contamos:

  • Valoración del trabajo y su solución.
  • Informar y explicar al cliente la realización de las tareas necesarias, el tiempo y el coste del servicio.
  • Recogida y transporte de la documentación.
  • Supervisar la documentación recogida.
  • Introducir la información requerida y previamente establecida como sistema de archivo, en el software de gestión documental, para el óptimo control, ordenación – ubicación y búsqueda y recuperación de información de la documentación.
  • Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad del
  • Depositar la documentación en su soporte adecuado y en el espacio físico destinado a ello, previo control automatizado de las ubicaciones.

Si el cliente lo requiere, ofrecemos también un servicio de digitalización de la propia documentación que custodiamos, para así, guardar físicamente la documentación del cliente en su ciclo vital y que al mismo tiempo, pueda adaptarse a los nuevos tiempos y retos de trabajo ofreciéndole la misma documentación e información en digital.